Aufgaben und Befugnisse des Verwalters ergeben sich insbesondere aus
- den Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG)
- den Vorgaben der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- den Vereinbarungen und gültigen Beschlüssen der Wohnungseigentümer
- dem Verwaltervertrag
Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
- Formulierung und Versand der Einladung nebst Tagesordnung
- Organisation der Eigentümerversammlung; Erstellen der Anwesenheitsliste,
- Prüfung der Vollmachten und Beschlussfähigkeit
- Führung der Beschlusssammlung
- Erstellung der Niederschrift der Eigentümerversammlung sowie Versand an alle Eigentümer
Kaufmännische Betreuung
- Einrichtung und Führung der Bankkonten auf den Namen der Eigentümergemeinschaft (WEG-Eigenkonto)
- Verwaltung des gemeinschaftlichen Hausgeldes sowie der Instandhaltungsrücklage
- Prüfung der Eingangsrechnungen
- Fristgerechte Bewirkung von Zahlungen, soweit möglich unter Ausnutzung von Skonto.
- Überwachung der Zahlungseingänge von Miteigentümern und sonstiger Schuldner der Eigentümergemeinschaft
Wirtschaftsplan / Jahresabrechnung
- Erstellung eines Gesamt- und Einzelwirtschaftsplanes und dessen Versand an alle Eigentümer
- Abruf der sich aus dem jeweiligen Wirtschaftsplan ergebenden Hausgeldbeträgen
- Erstellung einer ordnungsgemäßen, den gesetzlichen Vorschriften und den Vorgaben der Gemeinschaftsordnung entsprechenden Gesamt- und Einzelabrechnung
- Versand der Abrechnungsunterlagen zwei Wochen vor Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung und Bereithaltung der Abrechnungsunterlagen zur Einsichtnahme
- Einforderung von Nachzahlungen / Auszahlungen von Guthaben aus beschlossenen Einzelabrechnungen
Technische Verwaltung
- Einholung von Kostenvoranschlägen und Vergleichsangeboten zu notwendigen Reparatur- und Instandsetzungsarbeiten
- Abstimmung der Auftragsvergabe mit dem Verwaltungsbeirat
- Vergabeverhandlung und Beauftragung
- Organisation und Koordination der Durchführung der Arbeiten
- Überwachung der TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen
- Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Heizungs-, Sanitär- und sonstigen Anlagen des Objektes
- Geltendmachung von Mängelbeseitigungs- und Gewährleistungsansprüchen
- Kündigung, Neuabschluss und Überwachung von Dienstleistungs-, Wartungs- und Versicherungsverträgen
- Regelmäßige optische und technische Objektüberwachung
- Erstellung von Fotodokumentationen zu aktuellen Vorgängen
- Begleitung von Sanierungsmaßnahmen
- Veranlassung der gesetzl. Trinkwasseruntersuchungen (Legionellenprüfung)
Allgemeine Verwaltungstätigkeit
- Geordnete Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen
- Erfassung und Pflege der Eigentümerdaten
- Durchführung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft
- Abschluss, Unterhaltung und Kündigung von Lieferungs-, Entsorgungs-, Wartungs-, und sonstigen Dienstleistungsverträgen sowie von Verträgen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz-, Warmwasser und Kaltwasserkosten einschl. der erforderlichen Geräteausstattung
- Abschluss und Kündigung der gemäß Gemeinschaftsordnung, oder den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft abzuschließenden Versicherungen
- Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
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